サラリーマンが徹底すべきタスク管理!物忘れを減らせる工夫

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仕事をするうえで必要なスキルってなんでしょうか?

パソコンのスキル?コミュニケーション能力?上司のゴマすり?どれも必要だとは思いますが僕が大前提で必要だと思うのはタスク管理だと思います。タスク管理が徹底すれば作業効率は上がるし、周りから一目置かれる存在になるのではないでしょうか。

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1.タスク管理の重要さ

なぜタスク管理が重要なのかというと、タスクとは「やるべき仕事」のことだからです。

これはサラリーマンに限らず、一般生活で誰しもが必ずやるべきことなのです。

 

例)今日は近所のスーパーで豚肉を買って、その帰りにクリーニング屋に行ってスーツを取りに行く。さらに向かいの薬局でマスクを買っていこう。

 

これって、既にタスク管理できていますよね?

要するにタスク管理をするということは、「効率良く、やるべき仕事をこなす」ということになるからです。

①タスクを管理する上で大切なこと

 

・抜け漏れがない

・時間

・効率

 

・抜け漏れがない

タスクはそもそも「やるべき仕事」なので抜け漏れがあるとタスク管理自体が破綻してしまいます。なので、まずは抜け漏れがないようにしてください。

・時間

会社員だと特に大事になってきますが、タスクは時間をかけてこなせば良いわけではありません。無駄に時間が掛かると残業が増えていき、管理が出来ていないと思われます。

・効率

これは一つ前の時間にも関わってきますが、効率をよくするために管理をするので、そもそも二度手間、三度手間が起きてしまったら管理が出来ていないと思われます。また時間を掛けないようにタスクを組みたてることが必要になります。

先ほどの例にあげた買い物はタスク管理がしっかりできており、特に効率が良く、「~をするついでに、~をする。」という風に、複数の作業を一連の作業の中で完結させることが効率化につながります。

②タスク管理はテトリス

タスク管理は「テトリス」と同じです。次から次へとくる様々な形のブロックを多種多様な仕事としたら、何をどこにならべると、まとめてブロックを消せるのか(仕事をこなせるのか)?ということを意識して組み立ててみてください。

2.タスク管理の方法

僕は広告代理店の制作の仕事をしていますが、仕事が多く情報も多いので頭がパンクしてしまいそうです。昔は来た球を打ち返すだけで精一杯でしたが、今は効率を考えてスケジュールを立てることでタスクを管理しています。僕が普段やっている方法は以下になります。

 

・Outlookのスケジューラーに記入

・付箋(紙)

・PCの付箋機能

 

①Outlookのスケジューラーに記入

既にやっている方も多いかと思いますが、一番オーソドックスなやり方としてOutlookのスケジューラーに時間軸に沿って記入していきます。これはスマホに同期しておけば作業の前に通知機能が働いて、スマホやPCの画面で知らせてくれます。Outlookのスケジューラーを使用することで、時間を意識しながらタスクを管理できます。

②付箋(紙)

①に比べ、アナログなやり方になりますが付箋をタスクごとに記入して、作業に合わせて貼っていけば、タスクを見える化しつつ作業順を臨機応変に組み立てなおすことができます。

③PCの付箋機能

これはメモ機能みたくなりますが、PCの付箋機能を利用して、やることを見える化します。紙の付箋と何が違うかというと、僕らは基本PC作業になるので作業中に画面上ですぐに見えることが良いところです。

3.タスク管理する上でやってはいけないこと

絶対にやらなくてはいけないのは、メモを取ることですが、逆に絶対にやってはいけないことは、「裏紙への殴り書き」です。

理由は、裏紙って大事に保管しないんです。だからこそメモも殴り書きになってしまいがちになるのです。

要するに重要性が低くなってしまうのです。

まとめ

仕事上手な人が徹底してできていうことは、しつこいようですがタスク管理です。

抜け漏れがなく、時間を掛けずに、効率的に行う、これがタスク管理をするうえで絶対に大切になることです。

タスク管理を徹底していけば、仕事の重圧からも解放されるのではないでしょうか。

読んでいただきありがとうございました。

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